Procrastination : 4 méthodes infaillibles pour en finir

Dans mon dernier article, je vous donnais 5 outils qui vous permettent de vous organiser au quotidien (clique ici si tu ne l’as pas lu).
Aujourd’hui, on va plus loin. Je vous délivre 4 méthodes d’organisation qui vont vous permettre de faire ce que vous avez à faire (et même plus) et surtout d’en finir avec la procrastination mal placée !

Petit tips bonus : vous pouvez utiliser ces 4 méthodes dans l’ordre pour encore plus d’efficacité.

Les Objectifs SMART

Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini.

Spécifique

Un objectif spécifique, c’est tout simplement un objectif qui va être clair dans votre tête. C’est quelque chose qui vous est propre, que vous voulez. Finalement, vous pouvez très bien vous arrêter là. Un peu comme une bonne résolution au 1er janvier.

Mais comme toute nouvelle bonne résolution… vous ne la tiendrez pas ! Sauf si vous transformez votre objectif en objectif SMART . Pour ça, il faut continuer un peu la lecture 🙂

Exemple :

  • Me former à la retouche photo pour améliorer mon contenu sur Instagram
  • Tonifier mon corps pour me sentir mieux dans ma tête
  • Décrocher un job dans la communication en cdi pour me prendre un appart !

Mesurable

Comme son nom l’indique, un objectif est mesurable quand vous pouvez concrètement mesurer ce que vous faites. Ce sont des points de repères qui vous vous aider à remplir l’objectif principal.

Exemple :

  • Me former à la retouche photo pour améliorer mon contenu sur Instagram et atteindre 500 followers
  • Tonifier mon corps pour me sentir mieux dans ma tête en faisant 3 séances de sport hebdomadaires
  • Décrocher mon premier job dans la communication en cdi pour me prendre un appart en postulant à 10 offres par semaine.

Acceptable

Cette lettre de l’acronyme SMART est assez discutée. Certains disent qu’elle signifie « Acceptable », d’autres « Atteignable ». Je trouve que le sens d’Atteignable se rapproche trop du critère « réaliste » suivant, ce qui n’apporte pas grand chose à notre objectif.

Le fait de construire un objectif Acceptable est assez intéressant. Il est important de prendre du recul sur ce qu’on veut, de voir si cela correspond bien à nos valeurs, à la raison d’être de notre business. Si ce n’est pas le cas, pas la peine de perdre plus de temps !

Par exemple, l’objectif « je veux perdre du poids pour me sentir mieux dans ma tête en ne mangeant que 500 calories par jour » n’a rien d’un objectif acceptable. C’est un objectif qui va me culpabiliser et me mettre dans un état d’esprit négatif.

Réaliste

Attention, ne vous méprenez pas ! Je ne dis pas du tout qu’il faut voir vos objectifs à la baisse et vous contenter du minimum. Non non non. Un objectif réaliste peut tout à fait être un objectif ambitieux.

Il ne faut pas confondre la peur et l’incapacité/impossibilité de faire les choses. Osez, prenez des risques, mais gardez en tête vos limites et faiblesses actuelles.

Exemple:

  • Vous n’atteindrez pas le million de followers la semaine suivant votre formation en retouche photo.

    Mais vous pourrez peut-être en gagner une cinquantaine, voire une centaine dans certains domaines, pourquoi pas ?
    Petit à petit, l’oiseau fait son nid…
  • Malgré toute la bonne volonté du monde, vous ne pourrez pas faire 10 séances de sport par semaine si vous avez une activité à côté.

    Par contre vous pouvez très bien faire du sport deux ou trois fois par semaine et augmenter l’intensité des séances dans le temps.
  • Vous ne dirigerez pas le service communication d’une entreprise si vous êtes jeune diplômé.

    Mais vous pouvez commencer par être chargé de communication dans le secteur d’activité qui vous fait rêver !

Temporellement défini

Mettez-vous des limites de temps. On le sait tous, quand on se dit qu’on a le temps, on ne fait jamais rien. Si vous vous donnez une date butoir, une deadline bien précise, cela vous motivera pour réaliser votre objectif dans les temps !

Exemple :

  • Me former à la retouche photo pour améliorer mon contenu sur Instagram et atteindre 500 followers le 26 juillet 2020.
  • Tonifier mon corps pour me sentir mieux dans ma tête en faisant 3 séances de sport hebdomadaires
  • Décrocher mon premier job dans la communication en cdi en septembre 2020 pour me prendre un appart en postulant à 10 offres par semaine.

La Matrice d’Eisenhower

Après avoir défini vos objectifs le plus clairement possible, il est maintenant temps de passer à la pratique et de les atteindre en temps et en heure (voire avant si vous êtes chauds)

On commence par mettre en place une petite Matrice d’Eisenhower. Vous l’avez peut être vu dans cet article écrit par Sophie au début du mois. Il s’agit d’un outil qui permet de prioriser les choses à faire.

Cette matrice se présente comme tel :

Urgent et Important

Tout ce qui se trouve dans le cadran en haut à gauche doit être fait en priorité. Il peut s’agit d’un projet à livrer à un client, payer son loyer, répondre à une offre d’emploi ou même nourrir son chien. Ce sont des choses qui sont essentielles à votre quotidien, qui risquent de vous stresser ou qui peuvent avoir des conséquences négatives si vous ne les faites pas en temps et en heure.

Urgent et non important

Les tâches qui se trouvent dans le cadran du bas sont généralement des tâches qui viennent nous déconcentrer et nous éloigner de notre travail sur « l’urgent et l’important ». Répondre à un SMS, les soldes, les emails de publicité… Elles ont un caractère urgent dans le sens où elles vont requérir la majorité de notre attention. Quand on entend son téléphone sonner, on a le (mauvais) reflex d’y répondre instantanément… alors que ça peut clairement attendre !

Non urgent et important

Les tâches qui se trouvent en haut à droite sont celles qui vont nous permettre de nous améliorer continuellement. Elles ne permettent pas directement d’atteindre nos objectifs mais elles participent à leur réussite. Typiquement, on peut y trouver des tâches comme « écouter un podcast », « planifier sa journée », « remplir son bullet journal », ou même pour certains « faire du sport ».

Non urgent et non important

Les tâches en bas à droite sont tout ce qui vous amène à procrastiner : regarder la télévision, checker instagram et facebook, regarder une (puis mille) vidéos sur youtube…

Bref, toutes ces vidéos ce sont nos moments « farniente » et on n’a pas à avoir honte de procrastiner de temps en temps. Mais elles ne doivent pas entraver la réussite de nos objectifs !

Beaucoup disent que les tâches de cette catégorie doivent être supprimées #nepasperdredetemps. Je ne pense pas que ce soit productif d’arriver jusque là car ça peut être vécu comme une privation.

C’est comme quand on fait un régime : on se prive de chocolat, de bonbons, etc. et finalement à quoi on pense toute la journée ? A un bon brownie ou à une piscine de haribos (cc Lena Situations).

Je trouve ça contre-productif. Finalement, le plus efficace (pour moi) reste de mettre en place un système de récompense : si je réussis à remplir mes objectifs urgents et importants de la journée, je m’octroie une heure de Netflix & chill.

La Méthode Alastair

Une fois vos objectifs hiérarchisés par niveau de priorité, il est temps d’organiser votre semaine.

Je vous avais déjà parlé de la méthode Alastair dans cet article. Cela fait maintenant un petit mois que je l’utilise et je dois dire que j’en suis vraiment satisfaite.

C’est un mix parfait entre la to-do list et le planner. Ca se présente comme ceci:

D’habitude, une semaine normale prend deux pages. Vu le contexte actuel et la réduction drastique d’activité, je n’ai besoin que d’une page par semaine.

Je divise chaque page en deux parties :

  • En haut, j’ai mon semainier qui me permet de noter les rdv et réunions à ne pas louper.
  • Dans la partie inférieure :
    – gauche : on trouve 7 colonnes (une par jour de la semaine)
    – droite : on trouve une liste des choses à faire cette semaine.

L’objectif est d’organiser sa semaine en attribuant à chaque tâche un jour pour l’effectuer en mettant un bullet point sous le jour choisi. Si la tâche est répétitive, on met un bullet point sous tous les jours où la tâche devra être effectuée.

Si vous regardez sous chaque colonne, vous avez donc différents bullet points qui correspondent tout simplement à votre to-do list de la journée.

Dans un prochain article je vous partagerai mon utilisation de la méthode Alastair.

La Méthode Pomodoro

Vous avez organisez vos tâches pour la semaine ? Parfait, maintenant il ne reste plus qu’à vous y mettre !

La méthode Pomodoro est parfaite pour les gens (comme moi) qui ont tendance à se déconcentrer facilement. Vous allez voir, le déroulé est super simple.

1 : Choisissez la tâche sur laquelle vous souhaitez travailler (dans votre to-do list déjà prête grâce à la méthode précédente)

2 : Programmez un minuteur pour une session de travail de 25 minutes

3 : à la sonnerie, prenez une pause de 5 minutes

4 : répétez cela 4 fois et prenez une pause plus longue (20-30 minutes)

Et voilà vous avez maintenant toutes les cartes en main pour vous mettre au boulot de manière efficace et productive ! Vous connaissiez toutes ces méthodes ? Partagez-moi votre système d’organisation en commentaire !

Camille

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